Office Management
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Aktenorganisation
Aktenorganisation? Müssen wir heutzutage noch Akten organisieren?
Ist es nicht viel vernünftiger, Akten in die EDV zu übernehmen und das
papierlose Büro zu verwirklichen? Aber wenn man in die Büros hineinschaut, sieht
man überall noch Akten, natürlich von seltenen Ausnahmen abgesehen (auch bei
Banken, Versicherungen usw. sieht man in den Schränken noch Aktenordner und
Hängeregistraturen!). Die andere Frage ist, sind unsere Akten nicht längst
mit Briefordern und Hängemappen organisiert? Sehen wir einmal näher hin.
Aktenorganisation ist eine nicht so übliche Bezeichnung wie
Registratursystem. Daneben gibt es die Bezeichnungen Schriftgutverwaltung oder
Schriftgutorganisation oder Aktenordnung und Ablage. Diese Bezeichnungen sind
nicht in allen Punkten deckungsgleich. Im Grunde geht es aber um die Ablage des
Papiers, insbesondere der Schriftstücke und Dokumente, in geordneter Form. Wenn
von Organisation die Rede ist, versteht man im weiteren Sinne die Aktenordnung,
die auch in Hinsicht auf die Arbeitabläufe und die Auswahl moderner
Registraturmittel bzw. Organisationsmittel oder Ordnungsmittel zu optieren ist.
Dazu zählen geeignete Papierbehältnisse, wie Aktenordner, auch Briefordner oder
Hebelordner genannt, sowie Aktenmappen als Hängemappen, Einstellmappen,
Ordnungsmappen oder
Orga-Mappen
Wenig bekannt ist, dass die Erfindung der Hebelordner 120 Jahre zurückliegt und die Hängeregistratur auch schon 70 Jahre auf dem Buckel hat. In dieser Zeit ist alles moderner und fortschrittlicher gestaltet worden. Nehmen wir z.B. nur den Federhalter mit Tinte. Er wäre als Werbegeschenk wie der Kugelschreiber nicht denkbar.
Natürlich hat sich auch der Briefordner geändert, zumindest hin und wieder die äußeren Farben. Bei den Hängemappen, wurden teilweise die metallenen Hängeschienen durch Kunststoffmaterialien ersetzt, nicht immer mit Vorteil hinsichtlich des Raumbedarfs. So sind manche Hängemappen infolge solcher Raum fressender Kunststoffschienen für viele Aktenorganisationen völlig ungeeignet. Der Raumbedarf wird nämlich bestimmt von der Dicke der Schiene und nicht vom Inhalt. Wenn die Schiene, was nicht ungewöhnlich ist, 10 oder 12 mm dick ist und in der Mappe durchschnittlich 20 Schriftstücke = 2 mm (100 Blatt Schreibpapier mit 80g/qm = 1 cm) sich befinden, dann werden für 1000 Akten mindestens 10 lfdm Ablage benötigt. Der Inhalt dagegen beansprucht nur 2 lfdm.
Bei den Hebelordnern ist der Raumbedarf infolge der Hebelmechanik auch nicht besonders günstig. Nehmen wir einen üblichen 8 cm Ordner. Er beansprucht bei jedem Füllungszustand 8 cm Raum. Bei maximaler Füllung kann er ca. 56 mm Schriftgut aufnehmen. Berücksichtigt man dabei die üblichen Registereinlagen, kommt man etwa auf 50 mm. Das wäre ein Verhältnis von 8 zu 5 = 1,6. In der Praxis lässt sich das aber bei einer Ordnerablage nicht erreichen. Ermittlungen in der Praxis haben ergeben, dass am Ende eines Jahres im Schnitt nur 38 mm Füllzustand erreicht werden. Man könnte also sagen, das Papier im Büro nimmt deshalb soviel Raum in Anspruch, weil in den Aktenordnern zuviel Luft enthalten ist oder anders ausgedrückt, bei geeigneteren Ordnungsmitteln ließe sich eine Menge Platz sparen.
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