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Aktenorganisation

aktenordner Aktenorganisation? Müssen wir heutzutage noch Akten organisieren? Ist es nicht viel vernünftiger, Akten in die EDV zu übernehmen und das papierlose Büro zu verwirklichen? Aber wenn man in die Büros hineinschaut, sieht man überall noch Akten, natürlich von seltenen Ausnahmen abgesehen (auch bei Banken, Versicherungen usw. sieht man in den Schränken noch Aktenordner und Hängeregistraturen!). Die andere Frage ist,  sind unsere Akten nicht längst mit Briefordern und Hängemappen organisiert? Sehen wir einmal näher hin.

Aktenorganisation ist eine nicht so übliche Bezeichnung wie Registratursystem. Daneben gibt es die Bezeichnungen Schriftgutverwaltung oder Schriftgutorganisation oder Aktenordnung und Ablage. Diese Bezeichnungen sind nicht in allen Punkten deckungsgleich. Im Grunde geht es aber um die Ablage des Papiers, insbesondere der Schriftstücke und Dokumente, in geordneter Form. Wenn von Organisation die Rede ist, versteht man im weiteren Sinne die Aktenordnung, die auch in Hinsicht auf die Arbeitabläufe und die Auswahl moderner Registraturmittel bzw. Organisationsmittel oder Ordnungsmittel zu optieren ist. Dazu zählen geeignete Papierbehältnisse, wie Aktenordner, auch Briefordner oder Hebelordner genannt, sowie Aktenmappen als Hängemappen, Einstellmappen, Ordnungsmappen oder Orga-Mappen alpha-ordnung

Wussten Sie

... dass die Erfindung des Hebelordners 126 Jahre zurückliegt und die Hängeregistratur auch schon 119 Jahre auf dem Buckel hat. Hier der Artikel in Wikipedia zum Thema Hebel- oder Aktenordner. In dieser Zeit ist alles moderner und fortschrittlicher gestaltet worden. Nehmen wir z.B. nur den Federhalter mit Tinte. Er wäre als Werbegeschenk wie der Kugelschreiber nicht denkbar.

Natürlich hat sich auch der Briefordner geändert, zumindest hin und wieder die äußeren Farben. Bei den Hängemappen, wurden teilweise die metallenen Hängeschienen durch Kunststoffmaterialien ersetzt, nicht immer mit Vorteil hinsichtlich des Raumbedarfs. So sind manche Hängemappen infolge solcher Raum fressender Kunststoffschienen für viele Aktenorganisationen völlig ungeeignet. Der Raumbedarf wird nämlich bestimmt von der Dicke der Schiene und nicht vom Inhalt. Wenn die Schiene, was nicht ungewöhnlich ist, 10 oder 12 mm dick ist und in der Mappe durchschnittlich 20  Schriftstücke = 2 mm (100 Blatt Schreibpapier mit 80g/qm  = 1 cm) sich befinden, dann werden für 1000 Akten mindestens 10 lfdm Ablage benötigt. Der Inhalt dagegen beansprucht nur 2 lfdm.

Bei den Hebelordnern ist der Raumbedarf infolge der Hebelmechanik  auch nicht besonders günstig. Nehmen wir einen üblichen 8 cm Ordner. Er beansprucht bei jedem Füllungszustand 8 cm Raum. Bei maximaler Füllung kann er ca. 56 mm Schriftgut aufnehmen. Berücksichtigt man dabei die üblichen Registereinlagen, kommt man etwa auf 50 mm. Das wäre ein Verhältnis von 8 zu 5 = 1,6. In der Praxis lässt sich das aber bei einer Ordnerablage nicht erreichen. Ermittlungen in der Praxis haben ergeben, dass am Ende eines Jahres im Schnitt nur 38 mm Füllzustand erreicht werden. Man könnte also sagen, das Papier im Büro nimmt deshalb soviel Raum in Anspruch, weil in den Aktenordnern zuviel Luft enthalten ist oder anders ausgedrückt, bei geeigneteren Ordnungsmitteln ließe sich eine Menge Platz sparen.

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